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Domenica, 06 Marzo 2022 08:20

Le migliori App per il lavoro di gruppo e lo smart working

Ne abbiamo selezionate sei: Evernote,  Hootsuite, Zoom, Basecamp, Wrike e Dropbox.

Le app del proprio smartphone, oltre a funzionalità per tempo libero, divertimento e social network, possono a volte servire a scopi ben più seri e importanti. Lo sanno bene tutti gli studenti che nel periodo di pandemia hanno seguito le lezioni in DAD, ma anche coloro che hanno dovuto fare a meno di un ufficio vero e proprio, lavorando da remoto nel cosiddetto regime di smart working.

Il telefono è infatti uno strumento potentissimo per rimanere in contatto con gli altri: familiari, amici e anche colleghi. Specifiche applicazioni sono state studiate per consentire a chi lavora in gruppo e da remoto di poter condividere un comune luogo virtuale, scambiare file ed esprimersi in un modo totalmente nuovo, rapido e sempre connesso. Tre le tantissime app che esistono sui vari store digitali, sia Apple che Android, ne abbiamo selezionate cinque che oggi vi consigliamo in questo speciale.

Partiamo con Evernote, uno degli applicativi più famosi e utilizzati in assoluto che permette di gestire molte attività in gruppo, salvare documenti e maneggiare file da remoto. Al suo interno c’è una checklist per gli argomenti da affrontare e tutti i passi da compiere, oltre alla possibilità di impostare promemoria o aggiornamenti su meeting e progetti. Evernote consente anche di condividere foto, registrazioni vocali e piccoli disegni direttamente nelle note, in modo da renderle visibili al proprio gruppo di lavoro.

Per chi utilizza molto i social network consigliamo di installare Hootsuite, una piattaforma centralizzata che raggruppa i principali siti come Facebook, Instagram, Twitter, Linkedin e Youtube. Dopo aver fatto l’accesso si possono scrivere post, impostare orari programmati di pubblicazione e tenere d’occhio le possibili risposte degli utenti. Tramite Hootsuite vengono monitorati i profili e le nostre attività social, ma anche le richieste di follow, i messaggi privati e le recensioni.

Con il ricorso allo smart working è sempre più frequente l’utilizzo di videomessaggi e riunioni in streaming. Esistono ormai tantissimi servizi che rispondono a questa esigenza, ma tra tutti vogliamo consigliare Zoom. Il motivo è semplice quanto banale: è una delle poche piattaforme a supportare contemporaneamente fino a 100 persone in collegamento, pur con un limite di 40 minuti a sessione. Quest’ultima limitazione può essere agilmente superata facendo partire una nuova riunione appena conclusa quella precedente. Anche Google Meet funziona decisamente bene: ha un limite di 60 minuti, ma il suo punto di forza è quello di essere pienamente compatibile con la maggior parte dei software Google, in questo caso Calendar, Gmail e Chrome.

Per organizzare il lavoro di gruppo è molto utile Basecamp, applicazione che consente di condividere con i propri collaboratori argomenti, deadline e obiettivi da raggiungere. All’interno di ogni argomento (chiamato “to-do”) si può scrivere proprio come fossimo in un forum, decidere cosa fare e infine chiudere la discussione (“topic”) una volta risolto il problema.

L’accesso a materiali, file e documenti in modo rapido è una delle maggiori priorità di ogni lavoro da remoto. Per questo esistono decine di app su smartphone e computer che permettono di salvare in uno spazio virtuale, rendendo qualsiasi oggetto raggiungibile da più persone contemporaneamente. Una delle piattaforme di file sharing più popolari e utilizzate in ambito professionale è Dropbox, che può archiviare qualsiasi cosa comportandosi esattamente come un desktop virtuale con tanto di cartelle, sottocartelle e ricerca dei file interna. Installando Dropbox ogni documento che viene caricato diventa immediatamente accessibile a tutto il proprio gruppo: ognuno può lavorarci con la possibilità di modificarlo, scaricarlo e condividerlo.

Per creare un ottimo ambiente virtuale e condiviso esiste una app molto diffusa anche tra grandi aziende e multinazionali: si tratta di Wrike. Quest’ultima consente la creazione di dashboard personalizzate con calendari, diagrammi e pagine di analisi che offrono una panoramica immediata sui progetti in corso e su “chi deve fare cosa”, con scadenze e reminder dedicati. Questa piattaforma è una tra le più complete sul web perché consente anche di monitorare dati sensibili relativi alla propria attività come clienti, costi e documenti criptati. Con Wrike, le tradizionali email sono quasi eliminate a favore di una sorta di forum nel quale si può “quotare” o taggare per rispondere direttamente a chiunque sia al suo interno, rendendo le discussioni più fluide e rapide rispetto alla posta elettronica.