Lo smartphone è ormai molto più di un dispositivo per telefonare, navigare sui social o scattare fotografie. Con le app giuste può trasformarsi in un vero ufficio portatile, capace di gestire documenti, appuntamenti, riunioni, attività e comunicazioni praticamente ovunque.

Tra le soluzioni più complete troviamo Microsoft 365:  il suo ecosistema consente di lavorare con i popolari Word, Excel e PowerPoint in una sola app, mentre OneDrive permette di mantenere i documenti sincronizzati tra dispositivi.

Un'alternativa interessante è Drive, soprattutto per chi utilizza già Workspace. Il servizio permette di archiviare i propri file nel cloud, consultarli da smartphone e collaborare attraverso Documenti, Fogli e Presentazioni Google. Un vantaggio importante è la possibilità di rendere determinati file disponibili anche offline, caratteristica utile quando si viaggia o si lavora senza una connessione stabile. Attraverso l'app è inoltre possibile scansionare documenti, ricevute e altri materiali trasformandoli in PDF ricercabili.

Per chi vuole invece trasformare lo smartphone in uno scanner portatile, una delle applicazioni più interessanti è Adobe Scan. Utilizzando la fotocamera del telefono, permette di digitalizzare documenti e salvarli in PDF o JPG, correggendo automaticamente l'inquadratura e migliorando la qualità della scansione. La tecnologia OCR, cioè il riconoscimento ottico dei caratteri, consente inoltre di trasformare il testo fotografato in contenuto ricercabile e riutilizzabile. È quindi particolarmente utile per contratti, fatture, ricevute, moduli e documenti cartacei.

Sul fronte dell'archiviazione e della condivisione, Dropbox rimane una delle soluzioni più valide per chi lavora in mobilità o per chi semplicemente vuole sempre tutto a portata di mano. L'app consente di accedere ai propri file, condividerli con colleghi e clienti e renderli disponibili offline. Integra anche uno scanner per digitalizzare documenti direttamente nello spazio cloud e permette di visualizzare numerosi formati di file.

Per chi utilizza prevalentemente l'ecosistema Microsoft, OneDrive è invece l’alternativa naturale e gratuita fino a 5 GB. Un ufficio, però, non è fatto soltanto di documenti: bisogna anche ricordarsi cosa fare e soprattutto quando farlo.

In questo campo Todoist è una delle app più efficaci per la gestione delle attività. Permette di creare rapidamente liste di cose da fare, impostare scadenze e promemoria, organizzare priorità, etichette, progetti e sotto-attività. È disponibile su smartphone, computer e browser e mantiene le informazioni sincronizzate, anche tra un team di molteplici persone, potendo anche assegnare attività, condividere progetti, aggiungere commenti e allegare file, trasformandosi in un vero strumento di collaborazione.

Se invece si cerca un workspace digitale più completo e personalizzabile, Notion è una delle piattaforme più versatili. L'app permette di creare note. Richiede un po' di tempo per essere configurato, ma offre un livello di personalizzazione difficile da trovare in altre app.

Un approccio più immediato alla gestione dei progetti arriva da Trello, basato sul sistema delle board e delle card. Ogni progetto può essere suddiviso in colonne che rappresentano, per esempio, attività da fare, lavori in corso e attività completate. Le singole card possono contenere informazioni, scadenze, allegati e commenti. Il sistema è intuitivo e permette di capire rapidamente lo stato di avanzamento di un progetto, sia nel lavoro individuale sia nella collaborazione tra colleghi.

Per quanto riguarda invece la firma dei documenti citiamo l’ottima app DocuSign, una delle piattaforme più conosciute per la firma elettronica. Attraverso questo software per smartphone è possibile caricare, inviare e firmare documenti, controllarne lo stato e ricevere notifiche quando un accordo è stato completato. Il vantaggio è evidente: un contratto ricevuto mentre si è fuori dall'ufficio può essere gestito senza stamparlo, firmarlo manualmente, scannerizzarlo e rispedirlo via email. È un esempio concreto di come la digitalizzazione del lavoro possa eliminare passaggi inutili e ridurre i tempi.

Per la comunicazione interna, invece, Slack può diventare una valida alternativa alle infinite conversazioni via email. L'organizzazione attraverso canali dedicati permette di separare progetti, clienti e argomenti, mantenendo le conversazioni più ordinate. I messaggi possono essere accompagnati da file e informazioni utili, concentrando la comunicazione aziendale in uno spazio strutturato.

Quando invece è necessaria una riunione a distanza, Zoom permette di partecipare a videoconferenze direttamente dallo smartphone. In un contesto caratterizzato da smart working, lavoro ibrido e mobilità, poter entrare in una riunione anche quando non si è davanti al computer può fare la differenza.

Il vero punto di forza di queste applicazioni, però, non è soltanto portare sul telefono funzioni che prima appartenevano al computer. È la possibilità di collegare strumenti diversi e creare un vero ecosistema di lavoro mobile: un documento può essere fotografato con Adobe Scan, archiviato su Google Drive, modificato con Microsoft 365, condiviso tramite Dropbox, inserito in un progetto Trello, trasformato in un'attività di Todoist e infine firmato digitalmente con DocuSign.

La scelta della migliore app per lavorare da smartphone dipende naturalmente dalle proprie esigenze. Di fatto la vera rivoluzione non consiste nella sostituzione del computer con il telefono, ma nel fare in modo che il lavoro possa continuare ovunque. Con una selezione ben studiata di app, lo smartphone può diventare un vero ufficio portatile, sempre in tasca e pronto all'uso. (c.c.)